Rekisteriseloste

Suomen henkilötietolaki 10§

Lue rekisteriseloste huolellisesti ennenkuin käytät Mielentaide ry:n verkkosivuja. Tämä rekisteriseloste sisältää sähköiset palvelut mielentaide.fi -sivutolla sekä Mielentaide ry:n jäsenrekisteriin.

Rekisteröitymällä Mielentaide ry:n verkkopalveluihin tai käyttämällä palveluita mukaan lukien yhdistyksen jäseneksi hakemisen, hyväksyt tämän rekisteriselosteen mukaiset ehdot ja annat Mielentaide ry:lle yksiselitteisen suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn tässä rekisteriselosteessa kerrotulla tavalla. Jos et hyväksy henkilötietojesi käsittelyä tässä rekisteriselosteessa kerrotulla tavalla, älä rekisteröidy tai kirjaudu tai käytä Mielentaide ry:n verkkopalveluita.

Jos olet alle 15 - 17 vuotias, pyydä laillista huoltajaasi rekisteröitymään palveluihimme puolestasi.

Mielentaide ry pidättää oikeuden muuttaa tätä rekisteriselostetta, jolloin muutoksista ilmoitetaan Mielentaide ry:n sivujen kautta tai sähköpostitse. Vastaat itse omien yhteystietojesi pitämisestä ajantasalla. Muutosilmoituksen saatuasi, sinun katsotaan hyväksyneen muutokset, jos jatkat palvelun käyttöä.

1. 1. REKISTERINPITÄJÄ
   
   Mielentaide ry
   Rekisterinumero: 193.913
   Y-tunnus: 3062209-7
   Sähköposti: mielentaide[@]mielentaide.fi
   Yhteyshenkilö: Ari Kiviaho
   
   Järjestelmän Ylläpito system_admin[@]mielentaide.fi
   
   

2. 2. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
   
   Mielentaide ry:n verkkopalveluissa kysyttävien henkilötietojen käyttötarkoitus on käyttäjien hallinta ja ylläpito, johon kuuluu myös käyttäjien tunnistettavuus palveluun kirjautuessa sekä Mielentaide ry:n jäsenten erottautuminen muista käyttäjistä. Sähköpostitietoja käytetään palvelun kautta lähetettäviin joukko- tai yksittäispostituksiin, joiden tarkoituksena on tiedottaa verkkopalveluihin liittyvistä asioista sekä Mielentaide ry:n toiminnasta. Verkkopalvelut tallentavat myös käyttäjiensä IP-osoitteet, joiden käyttötarkoitus on tietoturvan ylläpitäminen. Käyttäjien henkilötiedot ovat ainoastaan palvelun ylläpitohenkilöstön nähtävissä.
   
   Mielentaide ry pitää jäsenistään yhdistyslain vaatimaa jäsenrekisteriä, jonka käyttötarkoitus on jäsenyyden hallinta ja edunvalvonta yhdistyksessä. Jäsenrekisterin sähköposti ja postiosoite tietoja käytetään jäsenkirjeiden lähettämiseen sekä jäsenten kanssa kommunikointiin. Puhelinnumeron käyttötarkoitus on jäsenen saavutettavuus yhdistyksen tapahtumiin liittyen sekä jäsenasioiden hoito. Syntymäaika ja lisätiedot kentässä erityisruokavalio sekä taidekiinnostus tietoja käytetään jäsenen edunvalvontaan.
   
   

3. 3. TARKEMPI KUVAUS REKISTERÖITÄVISTÄ HENKILÖTIEDOISTA
   
   Järjestelmä tallentaa jäsenten rekisteröitymisen yhteydessä oman nimen, sähköpostiosoitteen sekä vapaavalintaisen käyttäjätunnuksen. Rekisteröityminen suoritetaan Jäsenille -linkin kautta. 
   
   Mielentaide.fi sivustosta voi tilata uutiskirjeen, jolloin järjestelmä tallentaa tilaajan nimen ja sähköpostiosoitteen. Järjestelmään tallennetaan myös jäsenluetteloon seuraavia tietoja: Nimi, jäsenluokka/asema, kotikaupunki ja lääni sekä joitakin ylimääräisiä tietoja, kuten kotisivuosoitteet. Jäsenluettelon näkevät ainoastaan jäsenet, joilla kirjautuessaan on pääsy Jäsenille valikkoon, mistä löytyy jäsenille tarpeellisia palveluita. Sivustolla on myös "yhteydenotto" ja "palautelomakkeet, joiden tietoja käytetään kyseessä olevien asioiden käsittelyä varten. Palaute lomakkeella pakollisena tietona kysytään sähköpostiosoitetta, aihetta ja palautetta sekä vapaaehtoisena omaa nimeä.
   
   Mielentaide ry:n jäseneksi haetaan Jäsenhaku valikkolinkin kautta löytyvällä lomakkeella, jossa kysytään pakollisena seuraavat henkilötiedot:
   Koko nimi, katuosoite, postinumero ja -paikka, syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
   
   vapaaehtoisina tietoina: erityisruokavalio, taidekiinnostus, taiteilijasivut, Facebook, kiinnostus vapaaehtoistyöhön sekä muut jäsenyydet. Mikäli jäseneksi liittyvä antaa taiteilijasivunsa verkko-osoitteen, liittää yhdistys sen julkisesti näkyvälle Jäsenten taiteilijasivut -linkkisivulle.
   
   Jäsenhakulomake lähettää tiedot yhdistyksen sähköpostiosoitteen kautta jäsenrekisterinhoitajalle, joka tallentaa tiedot jäsenrekisteriohjelmaan Jäseri. Jäserin tietokannat on tallennettu 2:lle yhdistyksen tietokoneelle sekä varmuuskopioitu ulkoiselle tallennusvälineelle. Jäsenrekisterin hoitajana on toiminnanjohtaja.  
   
   Jäsenrekisteriohjelmaan Jäseri tallennetaan tietoja seuraavassa järjestyksessä: jäsennumero, sukunimi, etunimi, osoite, postiosoite, kotipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilökohtainen viitenumero (joka määräytyy jäsennumeron perusteella), titteli (jäsenluokka), syntymäpäivä, liittymispäivä, Lisätieto 1 (jossa ilmoitetaan MTKL:n lehden Revanssin tilaus), Lisätieto 2 (jossa voidaan kertoa vaikkapa erityisruokavalio tai jäsenmaksuvapautustieto). Muistiolehdessä kerrotaan jäsenen itsensä antamia lisätietoja, kuten tilinumero (jota käytetään teosmyynnin tilityksiin sekä osallistumismaksujen palautuksiin) ja myöskin erityisruokavaliot tai liikuntarajoitteet tai sairauden luonne voidaan muistioon tallentaa, jolloin nämä tiedot ovat tapahtumien järjestämisen tukena tai edunvalvonnan apuna.
   
   IP-osoite tallentuu mielentaide.fi verkkosivun kautta lähetettyjen lomakkeiden tai sähköisten palveluiden käyttäjistä sekä sähköpostia @mielentaide.fi osoitteisiin lähettäneiltä. Tallennettua IP-osoitetta ei jaeta kolmansille osapuolille. IP-osoitteen käyttötarkoitus on tietoturvallisuuden ylläpito Mielentaide ry:n verkko- ja sähköpostipalveluissa. IP-osoitteet näkyvät ainoastaan Järjestelmän ylläpitäjälle, jonka tehtäviin kuuluu verkkopalveluiden tekninen ylläpito.
   
   

4. 4. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAINEN LUOVUTTAMINEN KOLMANSILLE OSAPUOLILLE
   
   Mielentaide ry:n verkkopalveluiden tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
   
   Mielentaide ry:n jäsenrekisteritietoja voidaan luovuttaa ainoastaan Mielenterveyden Keskusliiton osoiterekisteriin, jonka tietoon annetaan jäsenen nimi sekä yhteystiedot.  
   
   Mitään tietoja (verkkopalvelut ja jäsenrekisteri) ei luovuteta suoramarkkinointiin.
   
   

5. 5. TIETOJEN OIKEELLISUUS
   
   Palveluiden käyttäjä vastaa itse antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Mielentaide ry:n tekninen ylläpito tarkistaa säännöllisesti sähköpostiosoitteiden toiminnan ja mikäli havaitaan toimimaton sähköpostiosoite, on käyttäjän välittömästi siitä ilmoituksen saatuaan korjattava sähköpostiosoite toimivaksi. Mikäli toimimattoman sähköpostin omistamaa käyttäjää ei tavoiteta tai hän ei noteeraa teknisen ylläpitäjän lähettämää sähköpostin korjauspyyntöä 30vrk aikana, poistetaan hänet ehdoitta palvelusta.
   
   Jäsenrekisteritiedot tallennetaan jäsenen antamien tietojen mukaan, joten hän vastaa tietojen ajan tasalla pitämisestä ilmoittamalla yhdistykselle muuttuneet tiedot, mikäli sellaisia tulee. Jos yhdistys havaitsee vaikkapa jäsenpostituksen yhteydessä, että jäsenen yhteystiedot eivät ole ajan tasalla, voi yhdistys selvitellä tietoja Fonecta -palvelun tai väestörekisterin osoiterekisterin avulla.
   
   

6. 6. HENKILÖTIETOJEN TARKASTUSOIKEUS
   Henkilötietolaki 26§, 28§, 29§, 30§
   
   Mielentaide ry:n jäsenellä on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää mitä häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin on tallennettu. Sen, joka haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti rekisterinhoitajan luona. Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä varattava rekisteröidylle tilaisuus tutustua 26 §:ssä tarkoitettuihin tietoihin tai annettava tiedot pyydettäessä kirjallisesti. Tiedot on annettava ymmärrettävässä muodossa.
   
   Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
   
   

7. 7. HENKILÖTIETOJA SISÄLTÄVÄN REKISTERIN SUOJAUS
   
   Mielentaide ry:n verkkopalveluihin voi kirjautua ainoastaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan ja salasanalla. Käyttäjätunnuksiin liittyvät salasanat säilytetään palvelimella olevassa tietokannassa kryptatussa muodossa, josta niitä ei saa selkokieliseen muotoon kukaan. Verkkopalveluihin tallennettujen tietojen käyttöoikeus on ainoastaan henkilöillä, joiden on voitava käsitellä tietoja työtehtäviensä suorittamiseksi palvelun käyttäjä ylläpitoon ja tekniseen ylläpitoon liittyen. Verkkopalvelut suojataan pitämällä tietoturvapäivitykset ajan tasalla sekä lisäksi käytetään tarvittavia tietoturvasuoja ohjelmia.
   
   Mielentaide ry:n jäsenrekisteri voi olla 2:n eri hallituksen valtuuttaman vastuuhenkilön tietokoneelle tallennettuna sekä lisäksi varmuuskopioituna. Jäsenrekisterin hoitajilla tulee olla tietokone, jolla jäsenrekisteriä pidetään, suojattu viimeisimpien tietoturvapäivitysten mukaisella tietoturvaohjelmalla.  
   
   Kaikissa Mielentaide ry:n tietorekisterien käsittelyssä noudatetaan Suomen henkilötietolain 33§ mukaista vaitiolovelvollisuutta, joka kuuluu näin:
   
   Joka henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimenpiteitä tehdessään on saanut tietää jotakin toisen henkilön ominaisuuksista, henkilökohtaisista oloista tai taloudellisesta asemasta, ei saa tämän lain vastaisesti sivullisille näin ilmaista saamiaan tietoja.
   
   Mielentaide ry suhtautuu erittäin tarkasti jäsenrekisteritietojen salassapitoon, jossa tietoja ei luovuteta rekisteristä ilman jäsenen lupaa ulkopuoliseen käyttöön. Myöskään tietoja ei luovuteta luottamus- ja toimihenkilöille, joilla ei ole riittävän hyvä peruste jäsenrekisteritietojen käytölle.
   
   

8. 8. REKISTERITIETOJEN SÄILYTYSAJAT
   
   Mielentaide ry:n verkkopalveluista voi käyttäjä pyytää tunnuksensa poistamista, jolloin kaikki käyttäjätunnukseen liitetyt tiedot poistetaan. Uutiskirjeen yhdistyksen verkkosivuilta tilannut käyttäjä voi peruuttaa tilauksensa, jolloin tekninen ylläpitäjä poistaa käyttäjään liitetyt tiedot.
   
   Jos Mielentaide ry:n jäsen eroaa yhdistyksestä (yhdistyksen sääntöjen 4§ vaatimalla tavalla) kirjallisesti erosta yhdistyksen hallitukselle tai sen puheenjohtajalle ilmoittaen, poistaa rekisterinpitäjä heti eroilmoituksen saatuaan tai jäsenen oman toivomalla päivämäärällä jäsenen rekisteritiedot, joiden poistopyyntö välitetään myös Mielenterveyden Keskusliitolle. Samoin menetellään, jos yhdistyksen hallitus joutuu erottomaan jäsenen (yhdistyksen säännöt 4§. 2mom.)
   
   
   
9. 9. SOVELLETTAVAT LAIT / SÄÄDÖKSET
   
   - Yhdistyslaki
   - Mielentaide ry:n säännöt
   - Henkilötietolaki
   - EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR (General Data Protection Regulation)
   
   
   
   General Data Protection Regulation
   General Data Protection Regulation, GDPR
   General Data Protection Regulation, GDPR

10. 10. LISÄTIETOJA
    
    Jos sinua arveluttaa jokin henkilötietojen säilytykseen tai luottamuksellisena pysymiseen, ole hyvä ja ota yhteyttä joko Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen. tai jos asia koskee jäseneksi hakua, voit kysyä Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen. Järjestelmän Ylläpidon käyttäjätunnus sivustolla on System Admin.